SMSソリューションを活用した請求・決済業務の効率化事例：小売店

こちらの記事では、小売店での、SMSソリューションを活用したクレジットカード決済による請求業務の業務効率化の事例をご紹介いたします。
クレジットカード決済ページのURLリンクをSMSソリューションでお客さまへ通知することによる業務効率化と、お客さまにおいてもスムーズな対応が図られた事例について、小売店の請求業務の現状や抱えている課題、及びその解決方法を交えてご紹介いたします。

小売店の請求業務と決済の課題とは？

小売店の請求業務と決済業務の現状

小売店の規模や業種、抱えている顧客層によって最適な請求方法や決済方法は異なります。請求方法については前払い・即時払い・後払い等々ありますが、後払いの対応の場合は、紙の請求書を郵送したり、請求書を商品と同梱して郵送したりするケースもあれば、電子請求書を電子メールやSMS（ショート・メッセージ・サービス）で通知するケースも増えています。

決済方法に関して、現金のやり取り以外にも、例えば、クレジットカード決済、自動口座振替、Suica、PASMOなどの電子マネー決済、ｄ払いやPayPay、auPAY等のバーコード決済など数多くの手法が用いられておりますが、即時に決済ができること、顧客の利便性が高いことが重要です。特にクレジットカード決済は多くの消費者にとって使いやすい支払い手段であり、購買意欲を高めてくれます。
※「Suica」は、東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※「PASMO」は、株式会社パスモの登録商標です。
※「d払い」は、株式会社NTTドコモの登録商標です。
※「PayPay」は、Zホールディングス株式会社の登録商標です。
※「auPAY」は、KDDI株式会社の登録商標です。

小売店の請求業務と決済業務の課題とは？

小売店における請求業務、決済業務にはさまざな課題が存在します。まず請求業務において、小売店はお客さまから正確でタイムリーな請求行為が求められます。後払いの場合は、小売店では手作業により請求書を作成し郵送するケースも多々あり、お客さまへ請求書が届くまでに1週間程度かかるケースもあります。また紙の請求書ではお客さまのポストに届いたとしても、開封していただけたか確認することが難しく、請求書自体をなくしてしまう可能性もあります。さらに、日本郵便株式会社からリリースされているように2024年10月より郵便料金の改定が実施されます。これに伴い、請求書の郵送コストが増加することや、封入封緘作業等の業務がひっ迫していることから、小売店にとって請求業務・決済業務の業務効率化は喫緊の課題と認識されています。

請求業務の課題にはSMSのご活用をお勧めします

前段で記述したように、小売店における請求業務・決済業務の課題はさまざまありますが、以下のような請求業務や決済業務の課題はSMSを活用することで業務効率化を図ることが可能です。

課題
請求書の作成・郵送コストが高い。封入封緘業務等を郵送するまでに労力がかかる
解決
請求業務にSMSを活用すると、請求情報をSMSを通じてお客さまに通知でき、お客さまはSMSに記載されたURLから決済手続きを行うことができます。また、請求業務における請求書発行・郵送をSMSでワンストップで完結することができるため、紙の請求書作成コストや郵送コストを大幅に削減することができます。さらにSMSソリューションでは送信テンプレートを利用し、CSVファイルを用いて複数の宛先へ一括送信ができるため、一枚一枚請求書を作成する業務稼働を削減することで業務効率化を図ることが可能となます。
課題
お客さまが請求書を確認していただけたか把握することができない
解決
SMSソリューションはお客さまひとりひとりに対して、それぞれ異なるユニークURLを発行することが可能です。そのため、お客さまがそのURLをクリックしていただけたのか、決済手続きをしていただけたのか等のトラッキングを小売店側でタイムリーに把握することができます。

SMSソリューションを活用した請求業務の効率化事例

請求業務で抱えていた課題

家電小売店では対面販売・EC販売等さまざまな販売チャネルがありますが、電話にてご注文をされるお客さまも多くいらっしゃいます。電話でご注文を受けた際、お客さまから商品名や品番をお聞きし、在庫確認後クレジットカード決済へ進み、決済完了を確認したのち、商品を配送します（在庫がない場合、クレジットカード決済完了を確認した後に該当商品を取り寄せます）。ここまでが請求業務～商品配送までの流れとなりますが、その中でオペレーターがお客さまからクレジットカード番号を電話口で伺い、請求業務システムに入力するという業務が発生します。そのためセキュリティ性について課題がありました。

SMS活用による請求業務のBefore After

お客さまへの請求業務、決済の場面においてSMSソリューションの活用しました。

【Before】従来のお客さまへの請求業務手順

  1. お客さまより電話でご注文を受ける
  2. オペレーターは電話口でクレジットカード番号を受付する
  3. 決済システムに情報を入力し、決済処理を行う
  4. 一定の時間後、決済システムを確認し、クレジットカード決済が完了しているか確認する
  5. お客さまへ商品を配送する（在庫がない商品に関しては取り寄せを行い配送する）

【After】SMSによるお客さまへの請求業務手順

  1. お客さまより電話でご注文を受ける
  2. オペレーターはSMSソリューションの決済連携機能を活用し、クレジットカード決済が可能なWebページURLをSMSで配信する。その際、本人認証機能（本人限定開封機能）を使用するため、セキュアな状態で通知することが可能
  3. お客さまはSMSからクレジットカード決済を実行する
  4. クレジットカード決済手続きが完了したかSMSソリューションのダッシュボードで確認し、決済が完了していたら商品の配送（取り寄せ）を行う。決済完了の確認はリアルタイムで可能

請求業務におけるSMS活用の効果

請求業務・決済でSMSソリューションを活用した結果、以下のような効果がありました。

①１人あたりの電話応対回数・応対時間を削減できた
クレジットカード情報を口頭で受付する場合、複数回電話をしていたが、SMS決済を導入後、クレジットカード決済はお客さま側で完結していただけるので、電話応対回数・時間が削減できた

②カード番号の伝達、聞き取りミスがなくなった
クレジットカード情報を口頭で受付する場合、お客さまの番号伝達ミス、オペレーターの番号聞き取りミスや決済システムへの入力ミスがあったが、SMSでの決済を導入後、お客さま側でクレジットカード決済を完結していただけるので、伝達・聞き取り・入力時におけるミスがなくなった。

③商品受付～商品配送までスムーズに業務ができる
SMSソリューションのダッシュボード機能で、お客さまがクレジットカード決済が完了したかどうかリアルタイムで確認することができるため、商品の配送・取り寄せがスムーズにできる

④お客さま側もスムーズに対応していただけるようになった
ご年配の方でも問題なくクレジットカード決済をご対応いただけており、従来の電話でのクレジットカード番号のやり取り時よりも、お客さま側でもスムーズにご対応いただけるようになった

SMSソリューションの決済連携と導入プロセス

請求業務におけるSMSソリューション決済連携機能

前述に記載がある「SMS決済」「SMSソリューションの決済連携機能」についてご紹介します。SMS決済とは、SMSを利用してお客さまに決済ページへのリンクのURLを送付し、そのページからクレジットカード決済や、銀行口座登録などのお支払い手続きをしていただくのが基本的な仕組みです。SMS決済は対面式で無いEC販売や電話販売、料金後払いの請求や料金督促といった請求業務と相性がとても良く、力を発揮します。
その中でも、SMSソリューションは以下のような請求業務、SMS決済に対応した機能を搭載しております。

  • 本人限定しか請求情報が確認できないように本人認証機能を使用できる
  • SMSソリューションは各種決済代行会社とAPI連携済なので、SMS配信～決済までワンストップで活用することができる
  • トラッキング機能により、お客さまがURLをクリックしていただけたか、本人認証していただけたか、決済手続き完了していただけたか等のトラッキングをリアルタイムで確認することができるので、次のアクションをとりやすい
  • クレジットカード決済、銀行口座登録、コンビニ決済など多様な決済手段に対応している
  • 請求明細、請求明細の表示が可能

SMSソリューションは請求業務、決済の効率化に対応した機能でお客さまの請求業務効率化をご支援いたします。

SMSソリューション決済連携の導入プロセス

ここではSMSソリューション決済連携機能の導入プロセスをご紹介いたします。（いくつのプロセスを経て実際のSMS利用開始となります。）

①SMSソリューションで置き換えたい現在の業務内容、業務フロー
先ずは現在の業務フローを教えていただき、SMSに置換えできる業務を一緒に検討させていただきます。またご利用をご検討されている決済手段（クレジットカード決済、銀行口座登録等）もご教示ください。

②SMSソリューションを利用いただいた際の運用フローイメージ
運用フローに関しても一緒に検討させていただきます。

③発信番号番号申請、決済代行会社ご契約手続き
お申込み後に、SMSで配信する番号を申請いたします。またSMSソリューション決済連携機能をご利用するにあたり、決済代行会社とのご契約が必要となります。SMSソリューションと連携済の決済代行会社は複数ありますのでご紹介いたします。また必要であれば、お打ち合わせにも同席させていただきますので、ご安心ください。

④サービスご提供とお客さまへの周知、SMS配信テスト
SMS配信に必要なID・パスワード等々をご提供させていただいき、お客さまへ「SMS配信開始」に関するご周知を行うことを推奨しております。周知を行うことでお客さまは不安を抱えることなくSMS決済を実施することができます。SMS配信開始前の周知活動に関しても、お手伝いさせていただきます。

⑤サービス開始
SMSの利用開始前準備や利用開始後の伴走で支援させていただきます。

その他SMSソリューションのさまざまな活用

請求業務、決済にSMSソリューションの事例や効果等をご紹介させていただきましたが、まだまだ活用用途があり、業務効率化をご支援できる可能性を秘めております。例えばAPI連携による業務の自動化です。SMSソリューションは各種APIを公開しております（公開には弊社との秘密保持契約の締結が必要となります）。各種APIを自社の機関システム、顧客CRMやIVR、チャットBOT等と連携させることで業務を自動化させることも可能です。例えば自社の請求管理システムとAPI連携すれば、システムで確定させた請求情報をそのままSMSでお客さまに通知、決済までワンストップで行えます。またチャットBOTでお客さまのやり取りを経て、購入商品が決まった際に自動でSMSソリューションから決済ページへのリンクのURLを送付し、そのページからクレジットカード決済や、銀行口座登録などのお支払い手続きをしていただくような自動化を実現できます。このようなケースの場合、手動でSMSを配信する必要がなくなるので更なる業務効率化につながるでしょう。

まとめ

小売店における請求業務、決済の現状と課題からSMSソリューションを活用した課題解決事例と効果をご紹介させていただきました。請求業務はどの企業にとっても優先度が高く、重要な業務ですが、稼働やコストがかかる業務でもあります。SMSソリューションの決済連携機能をご利用いただければ、請求コスト（紙の発行、郵送等）や稼働の削減も実現でき、お客さまのお支払い情報拡充により顧客満足度向上につながる場合もあります。
導入検討検討に際してご不明な点、ご不安点がございましたらぜひお問い合わせください。

業種：小売店　導入サービス名：SMSソリューション　導入時期：2023年12月
※記載の内容はすべて2024年8月時点のものです。