こちらの記事では、水道局でのSMSソリューションを活用したクレジットカード決済導入による請求業務のDX化事例、紙の水道検針票（水道使用量等のお知らせ）の通知をSMSソリューションに置き換えた事例をご紹介いたします。SMSクレジットカード決済連携機能により、クレジットカード決済ページのURLリンクをSMSソリューションでご利用者さまへ通知することで、顧客の支払い方法を拡大したことで、紙の支払納付書を削減し、ご利用者さまサービスを向上させた事例です。
また紙の水道検針票による水道使用量、請求情報の通知をSMSソリューションに置き換えることで、紙の検針票・納付書の発行コストの削減、発送料金のコスト削減した事例も、水道局の請求業務の現状や抱えている課題や解決方法を交えてご紹介いたします。
水道局の請求業務のDX化について
水道局における請求業務とは？
水道局の請求業務の流れは、水道使用量の検針から始まります。従来、水道使用量の検針は検針員が一軒一軒住戸を訪問し、検針する方法が主流でしたが、スマートメーターを導入する水道局も増えており、水道使用量を自動検針、検針稼働の効率化を図っております。
次に請求情報の通知、請求書の作成・送付、支払いの受付です。水道局は計測された水道使用量に基づいて、ご利用者さまごとの水道料金を算出し、請求書を作成します。請求書には、水道料金や支払い期限、支払い方法などが詳細に記載されており、郵送やSMSやアプリを通じてご利用者さまに通知いたします。
ご利用者さまが請求書を受け取った後、水道局の請求業務は支払いの受付に移行します。ご利用者さまは、指定された期限までに料金を支払う必要があり、支払い方法は銀行口座振替や納付書によるコンビニエンスストアでの支払い、クレジットカード決済など、多様な方法で行われます。水道局は、支払いが確認されると、システムに反映させ、記録を管理します。
またご利用者さまが期限内に水道料金を支払わなかった場合、水道局の請求業務は料金督促の段階に進みます。
水道局における請求業務の課題
水道局における請求業務にはいくつかの課題が存在します。
水道使用量の検針
手動検針の場合、検針員が、一軒一軒住戸を訪問するため、時間と労力がかかります。特に広範囲をカバーする場合や、雨や雪、猛暑といった悪天候は、検針作業を困難にし、検針員の安全に影響を及ぼすことがあります。また、検針にかかるコストが高くなることも課題です。
請求業務における紙帳票の発行と郵送
多くの水道局では、請求業務において紙の請求書、検針票をご利用者さまに送付しております。紙の発行や、郵送コストは高騰しており、日本郵便株式会社より2024年10月1日から郵便料金の値上がり料金改定も発表されているため、更なるコストの高騰が課題となっております。
請求業務における水道料金支払い方法の多様性と対応不足
現代のご利用者さまは多様な支払い方法を求めていますが、従来の請求業務、支払い方法に依存している水道局が多いです。例えば、銀行振込や納付書によるコンビニ支払いが主流であり、クレジットカードや電子マネー、バーコード決裁などの新しい支払い手段に対応していない場合、ご利用者さまの利便性が低下します。特に若い世代やテクノロジーに慣れた層にとって、柔軟な支払い方法の欠如は不便と感じられることがあります。
水道局におけるSMSを活用した請求業務のDX化
前述で水道局における請求業務の課題例を記載いたしましたが、請求業務をDX化することで課題解決の一助になります。
水道使用量の検針の自動化（スマートメーターの導入）
請求業務の最初となる検針業務は、スマートメーターを導入すれば、自動検針が可能ですので広範囲や悪天候に左右されない検針、請求情報の通知が実施可能です。またスマートメーターは、ご利用者さまの水道使用量をリアルタイムで正確に計測します。これにより、水道局は検針ミスや誤請求のリスクを大幅に減らすことができます。また、異常な水道使用量が発生した場合には即座に検知でき、漏水の早期発見や対応が可能となります。
請求業務における紙帳票のDX化
多くの水道局は請求業務において、紙の納付書や紙の検針票をご利用者さまに郵送しているパターンは多いですが、納付書や検針票をSMSを利用してご利用者さまへ通知することで、紙の発行、郵送コストを削減することが可能です。SMSソリューションはURL遷移先で水道使用量もご利用明細を柔軟に作成することができるので、請求業務におけるコスト削減、業務DX化をご支援できます。
請求業務における水道料金支払い方法の拡充
ご利用者さまの支払い方法は多様化しており、銀行口座振替はもちろん、クレジットカード決済や電子マネー、QRコード決済など多様な決済手段を用意することでご利用者さまの利便性向上に繋がるだけでは無く、収納率の向上にも寄与します。SMSソリューションの決済連携機能をご利用いただければ、SMSを通じてご利用者さまにクレジットカード決済等のお支払い手続きまでワンストップでご利用いただけます。
SMSソリューションを活用した検針通知、請求業務DX化事例
検針通知、請求業務のDX化で抱えていた課題①
スマートメーター導入に伴い、請求業務の最初である検針業務を自動化しました。検針員は悪天候でも住戸を一軒一軒訪問する必要が無くなり、検針情報の誤投函など請求業務におけるミスは無くなりましたが、一方、従来の検針員が訪問で検針し、検針結果をポスティングすることが無くなるので、必然的に自動検針で吸い上げた水道検針情報を紙に印字・発行し、ご利用者さまへ郵送する業務が発生します。スマートメーターで請求業務のDX化を実施しましたが、紙の発行、発送・郵送が増加するので、コスト面の増加が課題でした。特に日本郵便株式会社より2024年10月1日から郵便料金の値上がり料金改定も発表されておりますように、郵送コストの高騰対策を検討する必要がありました。
検針通知、請求業務のDX化で抱えていた課題②
請求業務において水道料金の拡充は課題の一つです。水道局では支払い方法として、銀行口座振替をメインで採用されるケースが多いです。銀行口座振替は、定期的に自動で料金が引き落とされるため、ご利用者さまにとっても支払いの手間が省け、水道局の請求業務においても、安定的に料金回収がで効率的な請求業務の手段でございます。一方、銀行口座振替は市や区、町が提携している金融機関のみしか、受付できないケースもあり、全国各所から人々が引越で転居してこられるような市や地域では、転居者は市提携の銀行口座を保持していないケースもございます。そのような方々は、紙の納付書を発送・郵送するケースは多く、ペーパレス、DX化を推進していく上で銀行口座振替、クレジットカード決済に切り替える必要がありました。
SMSソリューションの検針通知、クレジットカード決済機能の活用
水道局の請求業務においてDX化することは課題となっており、紙の検針票、納付書の削減とクレジットカード決済導入による決済手段の拡充、請求業務の効率化が主な課題でした。その水道局における請求業務の課題に対して、SMSソリューションは有効に活用できます。
紙で郵送していた検針通知をSMSソリューションを活用して通知するDX化
スマートメーター導入後、増加していた紙の検針票の発行、発送・郵送はSMSを使用して通知することにしました。SMSソリューションは簡単に明細を作成することができ、CSVファイルを用いて宛先に対して一括送信することもできるので、稼働をかけずご利用者さまへ検針情報を通知することができます。
SMSソリューションのクレジットカード決済連携機能を活用による請求業務のDX化
クレジットカード決済が可能なWebページURLをSMSで配信で配信します。ご利用者さまはそのURLからクレジットカード決済の手続きをすることが可能です。請求に関わるSMS配信なのでセキュアな状態で通知することが必要であるため、本人認証機能を使用しております。
SMSソリューションの検針通知、クレジットカード決済機能の活用の効果
紙の検針票、納付書の削減とクレジットカード決済導入による決済手段の拡充、請求業務の効率化が主な課題でしたが、SMSソリューションを活用することで請求業務をDX化することができ、下記のような効果がありました。
①紙の検針票の発行、郵送コストを削減することができました。
全世帯の9％がSMS検針票に切り替えていただけたことから、その分の紙発行、郵送コストが削減できました。今後もSMS検針票の割合を増やす施策も検討していることから、請求業務におけるコスト削減効果は上がっていくと思います。
②請求業務のDXにおいて、支払い方法を納付書払いからクレジットカード決済に変更する方が増えたことにより、納付書の発行、郵送コストを削減することができた。クレジットカード決済を導入することで、実質的に全国の金融機関をお支払いに利用できるようになったため、ご利用者さまの利便性が向上しました。また、紙の納付書からクレジットカード決済に移行した方も現時点でも1,051件ございますので、その分納付書の発行、郵送コストが削減されております。
③ご利用者さまは検針票、請求情報をスマートフォンがいつでもどこでも確認することができ、検針票の紛失が無くなりました。
④SMSソリューションはSMSの送信日時、URLへのアクセス履歴、クレジットカード登録が完了した、等のログを取れる機能があり、ご利用者さまさまからお問い合わせがあった際も適切に対応することができ、問題解決の時間短縮につながっております。この機能はSMSソリューションを選択した決め手の一つでもあります。
水道局の請求業務におけるSMSソリューションのさまざまな活用
水道局の請求業務、請求業務以外でもSMSソリューションを活用することができます。前述でご紹介したSMSソリューション本文に記載されているURLから、ご利用者さまがクレジットカード決済手続きを行うことの他にも、SMS本文に記載されているURLから、コンビニで支払い可能なバーコードを生成して、水道料金をお支払いすることも可能となります。クレジットカード決済の場合、「都度払い」、サブスクリプションサービス等の毎月料金が発生するサービスにおいては「継続払い」も選択することできますので、継続払いの場合、一度登録いただいたクレジットカード情報を次回の請求業務にも使用することができます。
SMSソリューションではクレジットカード決済、コンビニ決済、銀行口座振替などさまざまなお支払い方法を機能として連携させることが可能ですが、これらのお支払いに関してリアルタイムで決済お手続きが完了したかの速報値をSMSソリューションの管理画面で確認することができます。よってご利用者さまのお手続き状況をリアルタイムで確認する可能であるため、請求業務における督促等の次のアクションをとる判断材料になります。
※SMSソリューションでクレジットカード決済等をご利用する場合は、SMSソリューションと連携済の決済代行会社との契約が別途必要となります
まとめ
水道局の請求業務におけるDX化は、SMSソリューションのクレジットカード決済を含めた決済連携機能をご利用いただくことで推進することができます。紙の発行、発送・郵送コストの削減や水道料金お支払い手段の多様化のご支援をさせていただきます。
導入検討に際してご不明な点、ご不安点がございましたらぜひお問い合わせください。
業種：水道局 導入サービス名：SMSソリューション 導入時期：2021年12月
※記載の内容はすべて2024年8月時点のものです。