どの業界においても債権回収（督促）業務の効率化は大きな課題の一つとなっています。
特にスポーツジムや語学教室等会員制の業界では、月額料金の回収が事業運営の重要な業務のひとつとなります。しかし、顧客の中には支払いが困難になる場合があり、未納が発生すると、債権回収（督促）業務が必要となります。
ここでは債権回収（督促）業務にSMSソリューションのコンビニ決済を導入し、業務効率化につながった事例についてご紹介します。
SMSによるコンビニ決済導入の背景
ジムにおける債権回収（督促）業務の課題
多くのスポーツジムや語学教室等会員制の業界では、毎月月額料金の請求をしており回収率の向上が重要となります。しかし残念ながら、会員の口座の一時的な残高不足や、クレジットカードの利用限度額超過などの理由により決済ができず未回収が発生します。
こうして毎月債権回収（督促）業務が必要となり、債権回収（督促）業務の効率化が課題となります。債権回収（督促）業務の方法としては
1.郵送による債権回収（督促）
まずは、未回収の顧客に対して、お支払のお願い文書とともに請求書を同封し一斉に郵送するというのが一般的です。
2.電話連絡による債権回収（督促）
債権回収（督促）の次のステップとして、請求書郵送後、一定期間を過ぎて入金が確認できない場合は、電話連絡をする場合があります。しかし、時間帯等タイミングによって連絡が取れないことや、連絡が取れたとしても請求書を見ていない、紛失した等、請求書の再発行が発生したりする場合があります。
一定期間支払わないと利用規約にもよりますが、強制退会となったりします。しかし、残金については引き続き請求することになります。また、退会まではいかなくてもここまでくると、債権回収（督促）業務に非常に多くの稼働と費用、また従業員のストレスがかかることになります。
コンビニ決済導入におけるメリット
債権回収（督促）業務において、督促文書とともに請求書を郵送しても入金が確認できない場合、電話連絡をするケースがありますが、タイミングによりなかなか連絡がとれないケースも少なくありません。そもそも請求書を見ているのか見ていないのかすら確認する術がありません。
しかし、債権回収（督促）業務においてSMSソリューションのコンビニ決済機能を使うことにより、効率化することが可能です。SMSソリューションはコンビニ決済サービスと連携できるためSMS通知により督促からコンビニバーコードの表示による支払誘導、支払確認までワンストップで対応できるため、債権回収業務をストレスなく効率的に実施することができます。
債権回収（督促）業務にSMSソリューションのコンビニ決済を導入することは以下のようなメリットがあります。
- 速達性の高さ
- SMSは携帯電話番号を宛先に、即時にメッセージを届けることができます。郵送による通知だと最低2日はかかり、土日を挟むとそれ以上かかることもあります。
- 視認性の高さ
- また、SMS受信時にポップアップ設定にしていることが多く、顧客に確認してもらいやすく、大量に届くメールに比べて視認性の高いツールと言えます。
- スムーズな支払い誘導
- SMS内にコンビニ決済のリンクを含めることで、会員はコンビニで簡単に支払い手続きを行うことができ、請求書の紛失や、請求書の持出忘れによる債権回収（督促）の長期化を防ぐことができます。
- ステータス確認による効率的な債権回収
- SMSソリューションの管理画面で送信・開封・決済等の状況をリアルタイムに把握できるため、状況に応じた対応が可能で債権（督促）回収業務を効率化することができます。
債権回収業務におけるコンビニ決済の導入までの課題と事例
コンビニ決済導入までの課題
債権回収（督促）業務にSMSソリューションのコンビニ決済を導入する以前は、このスポーツジムも債権回収（督促）業務に課題を感じておられました。月々、低価格の月額料金から通えるこのジムは複数店舗を運営。支払方法は口座振替とクレジット決済で対応しています。
口座振替とクレジット決済のため回収率は高いものの、毎月、一定数、口座の残高不足等で回収できない事例が発生、入金確認ができない会員に対しては、郵送、メール、電話連絡による債権回収（督促）業務を実施。郵送やメールでは、文章を見てもらっているのかどうかもわからず、また電話連絡しても日中の時間帯などは連絡のつかないことが多く、人材が不足している中で、債権回収（督促）業務の効率化が課題となっていました。
コンビニ決済導入による債権回収（督促）業務の実施
こうした、毎月の債権回収（督促）業務を効率化するためにSMSソリューションによるコンビニ決済を導入することになりました。
作業としては以下のとおりとなります。
- 対象リストの抽出、加工
- 毎月、口座振替日、クレジット決済日に入金確認の取れなかった会員リスト一覧を出力。ここから債権回収（督促）業務が始まります。この抽出したリストから「携帯電話番号」、「請求金額」等SMSでのコンビニ決済に記載必要な情報を整理しCSVに変換します。
- SMS送信
- SMSソリューションの管理画面であらかじめ登録した支払のお願い文書に今回作成したCSVファイルをアップロード、送信ボタンを押すだけで一括で送信完了。圏外等通信状況に問題がなければ即、対象の会員の携帯電話にお支払のお願い文書とともにコンビニ決済の請求書を通知することができます。
件数が多くてもCSVファイルでの一括送信により債権回収（督促）業務を効率化することができます。
債権回収業務におけるコンビニ決済の導入効果
債権回収（督促）の業務効率化
SMSによるコンビニ決済の導入による債権回収（督促）業務における主な業務効率効果は以下の通りです。
- コストの削減
- 債権回収（督促）業務におけるコンビニ決済の導入前は、毎月未入金の会員に対し未納通知、請求書を印刷、封筒に封入・封緘して郵送。そのため紙、印刷、封筒、郵送コストが発生しており、会員数が多いほど相当なコストが必要となります。また、20204年10月に実施される郵便料金の改定によりさらにコストがかかることになります。コンビニ決済とSMSを組み合わせることで債権回収（督促）業務にかかる費用は送信費用と決済代行費用のみとなり印刷や封筒、郵送コストが不要となりコスト削減につながります。
また、紙の使用量を削減することで、SDGsの達成にも寄与することになります。 - 未収長期化リスクの減少
- また、SMSによるコンビニ決済の導入により、未払いの早期解消が可能となります。SMSによる督促通知は即時に届くため、早期に入金を促すことができ、未払いが長期化するリスクを減少させます。また、携帯電話があれば会員がいつでも24時間、コンビニで支払いできるため、支払いのタイミングを逃すことなく、債権回収（督促）業務を効率化することができます。
- 稼働の削減
- 従来の債権回収（督促）業務では、従業員が印刷・封入封緘・郵送といった作業を行う必要がありました。これらの作業は時間がかかるだけでなく、労力も必要です。コンビニ決済の導入により、これらの作業は効率化されます。未払い会員に対して、コンビニ決済のバーコードを送信するだけで済み、従業員の作業負担が大幅に軽減されます。これにより、従業員はより必要な業務に集中することができ、ジム全体の業務効率が向上します。またコンビニ決済導入による債権回収プロセスは、封入封緘に関わる人為的なミスを減少させ、業務効率化し、かつ信頼性の高い債権回収（督促）業務を可能とします。
コンビニ決済導入による従業員のストレス軽減、満足度の向上
コンビニ決済の導入は、従業員と顧客の両方に対して大きなメリットをもたらします。
従業員にとっては、毎月、手間のかかる手作業による債権回収業務から解放されることで、ストレスの軽減と作業負担の減少が実現します。これにより、従業員はより重要な業務や会員サービス向上につながる業務に集中でき、生産性が向上します。また、業務効率化に伴い、労働時間の短縮や時間外労働の減少も期待でき、従業員の満足度の向上にも寄与します。
一方、会員にとっては、コンビニ決済と連携したSMSによる通知により支払い手続きが非常に便利になります。24時間いつでもコンビニで支払いが可能となり、銀行振込が難しい場合でも柔軟に対応することが可能になります。また、SMSによる迅速な通知は、従来の郵送や電話連絡によるジムとの行き違いによるトラブルを未然に防ぐことができ、 会員に対して信頼感を提供し、顧客満足度の向上にもつながります。
まとめ
以上のように、SMSソリューションのコンビニ決済を導入することで、債権回収（督促）の業務効率化が実現します。迅速な通知と便利な支払い手続きにより、未払いの減少と従業員の稼働削減、さらにキャッシュフローの改善が期待できます。今後も、さらにこれらの技術を活用した業務効率化の取り組みが重要となってきます。
業種：ジム 導入サービス名：SMSソリューション 導入時期：2022年3月
※記載の内容はすべて2024年8月時点のものです。
※コンビニ決済は別途決済代行会社との契約が必要です。