こちらの記事では、大学において学生との円滑なコミュニケーションのために導入した「SMSソリューション」の効果と、コミュニケーションツールとしてでなく滞納している学費の債権回収（督促）業務における業務効率化に向け「SMSソリューション」活用した事例をご紹介いたします。
「SMSソリューション」導入による連絡効率化と業務効率化
「SMSソリューション」導入の背景
今回の事例として取り扱うＡ大学では、大きく2つの積年の課題がありました。1つ目は学生への連絡に対する効率化、２つ目は学費の未納者に対する債権回収（督促）業務の効率化です。
1つ目については、学生に対して大学からさまざまな手段で連絡をしても確認してくれず、大学のサイト掲示板や電子メール等で連絡をとっても結果的に確認には至らないケースが散見されていました。特に期限が迫っている緊急案件の場合は電話もしますが出てくれず、折り返しの電話もないため、必要な連絡事項が伝わらないことが多くありました。従来の電子メールや電話では十分な効果が発揮できていないということです。
2つ目については、大学の財務課においては学費の未納に対する債権回収（督促）業務に、多くの手間と時間がかかっていました。債権回収（督促）業務では、学費の未納者に対し、入金案内を直接電話したり書面での通知をしたりしますが、電話はなかなら出てもらえず、書面だと学費の未納に関する債権回収（督促）の内容をすぐに見てもらえない、まだ印刷代や郵送費など費用が掛かるなどの実態がありました。
「SMSソリューション」導入の背景に基づく課題・要望と対応
上記、「SMSソリューション」導入の背景に基づき課題をまとめると以下の3点となります。
主な課題
- 手段を尽くして学生に連絡をしても、学生が確認しない。
- そのため、緊急案件であっても連絡事項がタイムリーに伝わらない。
- 学費未納者に対する債権回収（督促）の通知に、手間と時間と費用がかかる。
これらを解決するためのＡ大学におけるご要望は以下の内容でした。
要望
効率的で確実に相手に届き、内容を確認してもらえる手段の導入
対応
Ａ大学における主な課題とご要望を踏まえ、NTTタウンページでは連絡効率化と業務効率化に向け、SMS配信サービスである「SMSソリューション」の導入をご提案しました。
結果
Ａ大学においてNＴＴタウンページのSMS配信サービスである「SMSソリューション」をご導入いただいた結果、以下の効果が得られました。
「SMSソリューション」導入による連絡効率化と業務効率化の効果
DX化による学生への連絡効率化の効果
今回事例であげたＡ大学では、大学から学生に対し大学のポータルサイトや電子メール・電話などさまざまな手段で連絡をしても確認してくれない、折り返しの電話もくれないなどの状況の中、特に手続き期間が迫っている等の緊急性が高い事案であっても、重要な連絡事項が伝わらない、という事象が多く発生していました。
そこでNTTタウンページが提供するSMS配信サービスである「SMSソリューション」を導入を行いました。それによる連絡効果・成果は以下のとおりです。
- 電子メールでは効果が無かったが、「SMSソリューション」ではSMS配信した学生の８～９割からレスポンスがあった。
- それにより、重要な連絡事項の伝達率が向上した。
- 今後は初めから「SMSソリューション」を活用したSMS配信をすることを計画し業務効率化・稼働削減を図っていく。
DX化による学費未納債権回収（督促）業務の業務効率化の効果
今回事例であげたＡ大学では、学生との通常のコミュニケーションだけでなく、大学の財務課においては、特に学費の未納に対する債権回収（督促）業務に、多くの手間と時間がかかっていました。今回導入したNTTタウンページが提供するSMS配信サービス「SMSソリューション」によって、以下の業務効率化の効果を得ることができました。
「SMSソリューション」導入前
学費の未納に対する債権回収（督促）業務は、学費未納者に直接電話をしたり、書面での通知をしたりしていました。電話は学費未納者の都合から連絡がとれなかったり、書面だと通知内容をすぐ見てもらえなかったり紛失してしまったりするのが課題でした。
「SMSソリューション」導入後
- 高い伝達性
- 郵送物の未確認や電話のすれ違いが解消され、タイムリーで確実なリマインドが実現されました。
- 伝達費用の削減
- 従来かかってた同封する書面の印刷代や封書代、郵送代が一切不要となりました。
- 人員リソースの適正化・効率化
- 宛先は学費の未納者データ（携帯電話番号）を「SMSソリューション」にセットするだけでSMSが送信されるので、少人数での対応が可能です。
DX化による業務効率化に向け導入した「SMSソリューション」とは？
業務効率化を実現する「SMSソリューション」の特徴
今回の大学での事例のように、DXによる業務効率化を可能としたNTTタウンページが提供するSMS配信サービス「SMSソリューション」とはどのようなものなのでしょうか。
「SMSソリューション」は、企業のパソコンから一括でスマートフォン・携帯電話へSMSでメッセージを送信するサービスです。SMSのメッセージに記載された固有のURLから本人認証を行い、請求書や重要な情報を、安心安全に通知することができます。
「SMSソリューション」の特徴は以下のとおりです。
- アンケート機能
- 双方向コミュニケーション・アンケート収集が可能です。
- 多文字対応
- リンク先ページで10,830文字まで記載可能です。
- 本人認証
- 本人限定開封により誤送信を防止します。
- 決済連携
- 決済代行会社との連携により、各種支払いが可能です。
- PDF送信・保存
- 重要書類・明細カタログなどを送信が可能です。
- トラッキング機能
- 送信日時や結果の記録を確認することが可能です。
- その他
- 一斉配信、URLの自動短縮、発信番号の通知や開封期限の設定も可能です。
業務効率化を実現する「SMSソリューション」のメリット
「SMSソリューション」は、企業のパソコンから一括でスマートフォン・携帯電話へSMSでメッセージを送信するサービスです。SMSのメッセージに記載された固有のURLから本人認証を行い、請求書や重要な情報を、安心安全に通知することができます。
その上で、業務効率化の実現に向け活用する「SMSソリューション」のメリットは以下のとおりです。
- ペーパーレス
- 印刷費や郵送費を低減することが可能です。
⇒債権回収(督促)業務の場合、圧着はがき代や文書の印刷代、封書代、そしてそれに加え郵送代が不要となります。またSDGsの観点からも環境保全に向けた紙削減につながります。 - コールレス
- 電話がつながらないことによる、人件費や手間を削減します。
⇒債権回収(督促)業務の場合、架電や折り返し電話対応の時間と手間がなくなります。人材不足によるオペレーターの確保や育成などの問題が解決されます。 - タイムレス
- 即時通知が可能なためタイムラグが発生せずに通知することが可能です。
⇒債権回収(督促)業務の場合、郵送物の発送から到着までのリードタイムがなくなり、入金までの時間が短縮されます。 - キャッシュレス
- 今回の事例ではありませんが、お客さまにSMSで決済ページのURLを送付し、そのページから支払いをしていただくことで、請求から決済までをスマートフォンで行うことが可能です。また、SMS送信結果一覧（トラッキング機能）で、お客さまが決済手続きを完了したかどうかSMS送信結果一覧でリアルタイムに確認することができます。
まとめ
本業務は、当該大学が抱えていた、
- 手段を尽くして学生に連絡をしても、学生が確認しない
- そのため、緊急案件であっても連絡事項がタイムリーに伝わらない
- 学費未納者に対する債権回収（督促）の通知に手間と時間がかかる
という課題と「効率的で確実に相手に届き内容を確認してもらえる連絡手段の導入」という要望に対し、NTTタウンページが保有するアセットであるさまざまなサービスやソリューションを組み合わせて提案し、DXによる連絡効率化・業務効率化が実現した事例になります。
NTTタウンページのSMS配信サービス「SMSソリューション」を活用したDX化・業務効率化・コスト削減については、お気軽に下記までお問い合わせください。
※「SMSソリューション」は、NTTタウンページ株式会社が提供するSMS配信サービスの総称です。
業種：大学 導入サービス名：SMSソリューション 導入時期：2023年7月
※記載の内容はすべて2024年8月時点のものです。