こちらの記事では、自治体での子育て支援事業の一環とした子育て応援ギフトの送付において、「SMSソリューション」を活用したDX化による業務効率化の事例をご紹介いたします。
今回の事例は、従来、自治体が対象の住民に郵送していた子育て応援ギフトにおいて、①従来の金券からデジタルギフトに変更し、②それを郵送からSMSでの送付に変更する、というDX化により業務効率化を実現した、という事例です。
本業務における自治体が抱えていた課題や解決方法をご紹介いたします。
事業の概要・課題とDX化による業務効率化
自治体でのギフト送付業務の概要と課題
今回の事例として取り扱うＡ自治体では、子育て支援の一環としてA自治体に住民登録のある1歳と2歳を迎えるお子さまがいる世帯に対し、子育てに関する情報や相談支援を行う事業を行うとともに、アンケートに回答された世帯には子育て応援ギフトを送付しています。
その子育て応援ギフトについては今までは金券としており、それをＡ自治体の職員が手作業で封入・封緘を行い、定形外簡易書留で郵送していました。そのため、以下のような課題があがっていました。
主な課題
①ギフトの送付には簡易書留を利用するため郵送費の負担が大きい上に、2024年10月より郵送費が値上がりされる。
②自治体職員によるギフトの郵送業務に稼働が割かれている。
③ギフトの送付は1件1件の自治体職員手作業のため、誤配送や封入物の不足などのリスクがある。
④ SDGsの観点からもギフトの郵送時の紙資源を削減したい。
⑤ギフトが対象の世帯に届くまでに一定の時間がかかる。
課題解決に向けたDXでの業務効率化内容
これらの課題に対し、ＮＴＴタウンページではA自治体におけるDX化による業務効率化に向け、主に3つのことを行いました。
課題解決に向けたDX化の主な取り組み
- NTTカードソリューションと連携し、対象世帯に送付する子育て応援ギフトを、「金券」から「デジタルギフト」（「Amazon育児支援券」）に変更。
- 上記デジタルギフトの採用により、従来行っていた紙媒体の簡易書留による郵送から、「SMSソリューション」にすることによる対象世帯のスマートフォンへのデジタルギフトの送付に変更。
- A自治体での上記「SMSソリューション」の導入にあたり、対象世帯のスマートフォンへのSMS配信業務をNTTタウンページで代行。
DX化による業務効率化の効果
DX化による「SMSソリューション」の導入効果
A自治体において、子育て応援ギフトを「金券」から「デジタルギフト」に変更し、その送付を従来の紙媒体である「簡易書留」による郵送から、「SMSソリューション」の導入による対象世帯のスマートフォンへの送付に変更したことで、A自治体・対象世帯それぞれにおいて、主に以下の導入効果が見られました。
A自治体における「SMSソリューション」導入効果
- 子育て応援ギフトの郵送コストの削減
- A自治体職員における子育て応援ギフト送付業務稼働の削減
- 誤配送や封入物の不足などのリスク低減・ゼロ化
- 郵送する紙のゼロ化
対象世帯における「SMSソリューション」導入効果
- 子育て応援ギフトのタイムリーな受け取り
- 高いセキュリティ機能による対象者本人によるセキュアな子育て応援ギフトの受け取り
Ａ自治体におけるDX化による「SMSソリューション」導入効果
A自治体における子育て応援ギフト送付業務のDX化による業務効率化に向けた｢SMSソリューション｣の主な導入効果は以下のとおりです｡
子育て応援ギフトの郵送コストの削減
従来､紙媒体である｢簡易書留｣による郵送を行っていたことから､1カ月に約40万円､年間で500万円程の郵送費がかかっていました｡これを｢SMSソリューション｣の活用による対象世帯のスマートフォンへの送付に変更したことで､郵送費が従来の1割程度､つまりは90%の削減にするにいたりました｡さらに､2024年10月からは郵送料金が値上げされるため､｢SMSソリューション｣の導入による郵送コストの実質の削減効果はさらに大きいものとなります｡
A自治体職員における子育て応援ギフト送付業務稼働の削減
従来､子育て応援ギフトの送付にあたっては､A自治体の職員が手作業で封入・封緘を行い､簡易書留での差し出しを行っていました｡それが｢SMSソリューション｣を導入したことでこの作業工程が一切不要となりました｡さらに､導入したSMSの配信作業についてもNTTタウンページで代行することで､A自治体職員における子育て応援ギフト送付業務稼働は大幅な削減となりました｡
また､｢SMSソリューション｣のトラッキング機能により､対象世帯におけるSMSの到達・開封状況の把握がA自治体側で可能となり､A自治体における受取確認・再送対応の稼働削減にもつながりました｡
子育て応援ギフトの誤配送や封入物の不足などのリスク低減・ゼロ化
従来､A自治体職員が手作業で封入業務を行っていたため､誤配送や封入物の不足などの心配はゼロではありませんでした｡｢SMSソリューション｣では携帯番号のリストを用いて対象者それぞれのスマートフォンに一括して送付するため､誤配送や封入物の不足などのリスク低減・ゼロ化を図ることが可能となりました｡
子育て応援ギフトを郵送する紙のゼロ化
従来､子育て応援ギフトの送付にあたっては､A自治体職員が紙媒体を同封して簡易書留で郵送しておりました｡｢SMSソリューション｣の導入により､封筒を準備することも同封する書面を印刷することも一切不要となり､社会的課題である紙使用量削減による環境保全に対しても貢献することができました｡
対象世帯におけるDX化による「SMSソリューション」導入効果
子育て応援ギフト送付対象世帯における「SMSソリューション」の主な導入効果は以下のとおりです。
子育て応援ギフトのタイムリーな受け取り
従来の郵送の場合、子育て応援ギフトの発送から到着までかかっていた一定のリードタイムがなくなり、例え外出先であっても、即時SMSで子育て応援ギフトの受け取りが可能となりました。
高いセキュリティ機能による対象者本人によるセキュアな子育て応援ギフトの受け取り
対象世帯者が申請時に「SMSソリューション」の開封パスワード設定を行い、SMS受信時にそのパスワードによる本人認証を行うことで高いセキュリティ効果が実現され、対象者本人がセキュアに子育て応援ギフトを受け取ることが可能となりました。
DX化による業務効率化に向け導入した「SMSソリューション」とは？
業務効率化を実現する「SMSソリューション」のメリット
今回の自治体でのギフト送付の事例のように、DX化による業務効率化を可能とした「SMSソリューション」とはどのようなものなのでしょうか。
「SMSソリューション」は、企業のPCから一括でスマートフォン・携帯電話へSMSでメッセージを送信するサービスです。SMSのメッセージに記載された固有のURLから本人認証を行い、請求書や重要な情報を、安心安全に通知することが可能となります。
その上で、ギフト送付の業務効率化の実現に向け活用するメリットは以下のとおりです。
「SMSソリューション」活用の主なメリット
- ペーパーレス
- 印刷費や郵送費を低減することが可能です。
⇒本事例のようにDX化によるギフト送付の業務効率化に向け導入した場合、書面の印刷代や封書代、それに加え郵送代が不要となります。またＳＤＧｓの観点からも環境保全に向けた紙削減につながります。 - コールレス
- 電話がつながらないことによる、人件費や手間を削減します。
⇒本事例のようにDX化によるギフト送付の業務効率化に向け導入した場合、架電や折り返し電話対応の時間と手間がなくなります。人材不足によるオペレーターの確保や育成などの問題が解決されます。 - タイムレス
- 即時通知が可能なためタイムラグが発生せずに通知することが可能です。
⇒本事例のようにDX化によるギフト送付の業務効率化に向け導入した場合、ギフトの発送から到着までのリードタイムがなくなり、ギフトの受領までの時間が短縮されます。またSMS送信結果一覧（トラッキング機能）により、送信先相手がSMSを開封したかどうかリアルタイムな確認が可能となります。 - キャッシュレス
- 今回の事例ではありませんが、お客さまにSMSで決済ページのURLを送付し、そのページから支払いをしていただくことで、請求から決済までをスマートフォンで行うことが可能です。また、SMS送信結果一覧（トラッキング機能）で、お客さまが決済手続きを完了したかどうかSMS送信結果一覧でリアルタイムに確認することができます。
まとめ
本業務は、当該自治体にお住いの方が安心して子育てを行うための支援事業に対し、NTTタウンページを含むＮＴＴ東日本グループが保有するアセットであるさまざまなサービスやソリューションを組み合わせて提案し、DXによる業務効率化が実現した事例になります。
引き続きNTT東日本グループは、地域に密着したICT企業としてデジタル技術を強みに持つ特性を活かし、地域課題の解決や価値創造に貢献してまいります。
NTTタウンページのSMS配信サービスである「SMSソリューション」を活用したDX化・業務効率化・コスト削減については、お気軽に下記までお問い合わせください。
※「SMSソリューション」は、NTTタウンページ株式会社が提供するSMS配信サービスの総称です。
業種：自治体 導入サービス名：SMSソリューション 導入時期：2024年4月
※記載の内容はすべて2024年8月時点のものです。