入会促進におけるデジタルギフト送付業務のDX化事例：労働組合

こちらの記事では、NTTタウンページが提供するSMS配信サービス「SMSソリューション」とデジタルギフトを労働組合の新たな組合員の加入促進業務を中心としたDX化事例を紹介いたします。
今回の事例は、労働組合に新規加入した組合員さまに対して、SMSソリューションのAPIを利用して加入管理システムからデジタルギフトを送付することと、加入管理自体をDX化したという内容です。
労働組合の加入促進と管理業務における課題も交えてご紹介いたします。

労働組合業務のDX化について

労働組合の加入促進業務とは？

労働組合の加入促進業務はとても重要な業務の一つです。労働組合は労働組合法で保障されている「働く人々たちがお互いに助け合う集まり」であり、個人で解決できない問題を数の力で課題解決に取り組んでいく組織です。一人ひとりでは力は弱いので、数を集結させた労働組合をつくることで対等な立場で会社と交渉し、さまざまな改善をしています。ゆえに組合の加入率は会社への発言力・影響力を高まらせるために重要な指標であり、高いほど交渉力が増し、労働者全体の権利保護が強化されます。したがって、労働組合の加入促進業務は、組合の存続とその社会的役割の維持において欠かせない要素です。そのため労働組合における加入促進業務は、労働者自身の生活の質を向上させるためにも極めて重要です。

労働組合の情報伝達、コミュニケーションの課題

労働組合の組合員とのコミュ二ケーションや加入促進業務において、下記のようなさまざまな課題があります。

若年層の労働組合に対しての関心低下: 若年層の労働者に対して、労働組合の意義や加入メリットが十分に伝わっていないことが多く、労働組合加入に対する関心が低い場合があります。
組合員の多様性への対応: 働き方の多様化により、労働組合がすべての組合員のニーズに応えることが難しくなっています。年齢、性別、職種、働き方の違いにより、各組合員が求めるサポートが異なるため、柔軟な対応が必要です。特に新型コロナウイルス蔓延下において、リモートワークが推進されたことをきっかけに情報伝達のDX化が課題となっています。
DX化: 多くの労働組合は、書類を中心とした労働組合の情報伝達、集合形式の会議、対話会を中心として対応していましたが、リモートワークの推進後は組合員とのコミュニケーションに対するDX化の必要性が急激に高まりました。労働組合への加入促進・管理業務においても情報伝達手段、コミュニケーション手段のDX化は急務の課題となっています。

労働組合の加入促進業務のDX化の必要性

前述では労働組合の加入業務においての課題に触れましたが、労働組合への加入促進における情報伝達のDX化、組合員とのコミュニケーション手段のDX化は必要不可欠な時代となりました。

加入促進のためのデジタルマーケティング: オフラインだけではなく、オンラインでの加入促進活動を効果的に行うためには、SNSやWebサイト、携帯電話に直接通知できるSMSやLINEの活用などのデジタルマーケティングを活用する必要があります。

※「LINE」はLINE株式会社の登録商標です。
労働組合への加入手続きのDX化: オンラインでの加入手続きや情報提供が可能になることで、いつでもどこでも労働組合にアクセスできるようになります。これにより、加入のハードルが下がり、組合への参加が促進されます。加入手続きのDX化ができれば、後工程にある組合員情報入力業務の効率化へもつながります。

SMSとデジタルギフトを活用した入会促進のDX化事例

デジタルギフトとは？

デジタルギフトは、URLやIDを用いてオンライン上で電子マネーやポイントをプレゼントすることが可能です。企業では、ノベルティやアンケートの謝礼にご活用、労働組合では組合加入の謝礼、自治体からは支援券等々さまざまな用途でデジタルギフトを活用しております。
デジタルギフトの送付方法には、電子メールやSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)やSMS(ショート・メッセージ・サービス)を活用されるので、従来の金券郵送と比べて、デジタルギフト配信は以下のようなメリットがあります。

企業側

封入・封緘コスト、郵送に関わるコストの削減
送達までタイムラグが無いため、スピーディーな配給が可能

受取側

紛失のリスクがない
スマートフォンがあれば、いつでもどこでも受取りができる
送達までタイムラグが無いため、スピーディーな受給が可能

加入促進・加入受付とデジタルギフト送付での課題

労働組合の加入促進業務において、SMSソリューションとデジタルギフトを掛け合わせたDX化でどのように解決していったかご説明いたします。まずは、実際に導入前に抱えていた課題は以下のとおりです。

労働組合の加入促進業務において、新入社員に対し紙媒体の組合加入チラシへの情報記入または、チラシに記載されている二次元バーコードから受付フォームへ遷移させてスマートフォンから情報入力をお願いしていました。紙へ記入いただいた情報、及び二次元バーコードから入力していただいた情報を組合担当が管理システムに手動で入力していたため稼働がかかっていました
新規加入の組合員に対してデジタルギフトを配信していますが、管理画面から組合員情報をCSVで抽出し、メールを配信していたため、CSV抽出稼働やデジタルギフト配信稼働がかかっていました。
このように労働組合への加入促進業務とデジタルギフトによる謝礼送付はとても重要な業務ですが、稼働がかかっていたことが課題でした。

SMSソリューションとデジタルギフトによるDX化

前述した課題に対して、労働組合の加入促進業務における管理システムへの入力を効率化し、且つ管理システムにSMSソリューションのAPIを連携したことで、デジタルギフト配信業務のDX化により業務稼働を削減しました。

管理システムへの記入効率化に関しては、二次元バーコードから遷移するページに入力された組合員情報を自動で管理システムに連携させる開発をしたことで、管理システムへの情報入力稼働の削減することができました。
さらに管理システムに対しては、SMSソリューションのAPIを連携させる開発も行っています。管理システムに連携された組合員情報（携帯電話番号）を用いて、該当の組合員に対して、SMSソリューションによってデジタルギフト取得の案内通知業務を自動化したことにより、デジタルギフト配信業務の削減をすることができました。

SMSソリューションのAPIとデジタルギフトについて

SMSソリューションAPIの活用について

前述でSMSソリューションのAPI活用とデジタルギフト活用によるDX化事例をご紹介いたしましたが、APIを活用すれば業務の大幅な自動化を実現することができます。労働組合の加入促進における活用のように機関システムにSMSソリューションのAPIを連携することで、SMS配信業務自体の自動化も可能となります。また、使い慣れたシステムからSMSの送信リクエストをすることができるので、ユーザビリティの向上につながります。

SMSソリューションのAPIを活用した開発を行えば、セキュリティ性の向上にもつながります。利用者の顧客情報等を管理する場合、自社で独自に登録画面を作成するとなると、セキュリティを含めた機能についても一から構築しなくてはなりません。高いセキュリティ対策をおこなっている
API と連携すれば、情報はそれらのサービスのセキュリティレベルによって担保されます。

NTTカードソリューションのデジタルギフト

NTTタウンページでは、SMSソリューションのみならずNTTカードソリューション社のデジタルギフトをご案内させていただくことができます。さまざまな種類の電子マネーやデジタルギフトを扱っており、お客さまのご利用用途にあったデジタルギフトのご提案を差し上げます。またNTTカードソリューション社のデジタルギフトはSMSソリューションとの相性も良く、SMSソリューションでデジタルギフトを配信することで、受取人がURLをタップしたかしていないかをSMSソリューションの管理画面から確認することができるので、受取人へのフォローや、動きが無い方々へ再配信するなどの次のアクションの判断材料にすることができます。また金券情報ですので、間違いなく配信、デジタルギフトを開封いただくために本人認証機能も使用して、本人限定開封SMSとしてデジタルギフトを配信することが可能です。

まとめ

SMSソリューションAPIとデジタルギフト活用による労働組合の加入促進業務のDX化の一例をご紹介させていただきました。SMSソリューションとデジタルギフトの相性はとても良く、同時に活用いただければ、業務の大幅なDX化を実現することが可能です。また通常のSMSソリューションのご利用でも業務効率化可能ですが、基幹システムとのAPI連携を行えば、更なる業務効率化、自動化することが可能です。
NTTタウンページでは、SMSソリューションのみならず、デジタルギフトに関してもご相談いただけますので、お気軽にお問合せください。

業種：労働組合　導入サービス名：SMSソリューション　導入時期：2022年1月
※記載の内容はすべて2024年8月時点のものです。