SMSを活用し学生とのコミュニケーションの劇的な効率化と業務改善を実現嘉悦大学さま
嘉悦大学では、学生との円滑なコミュニケーションを図るためにSMSソリューションを導入しました。従来のEメールや電話での連絡が効果を発揮しない中で、SMSを利用することで劇的な改善が見られました。
導入の背景・課題学生との連絡効率化を目指して
嘉悦大学情報メディアセンターさまがどのような業務を行っているか教えてください
嘉悦大学の情報システム部門として、学内システムやネットワーク、電話周辺業務、教室AV機器の運用や学生、教員からの問い合わせ、相談対応を行うヘルプデスクを運営しております。大学内にパソコン教室は無く、2001年よりBYOD*で運用しており、今年で24年目となります。
ヘルプデスクの運営は、パソコンに興味がある学生を学生スタッフとして採用しております。職員のレクチャーを受けて経験を重ね、身に着けたITスキルを活かし、IT系企業に就職したり、SEや社内ヘルプデスクに就く学生もいます。
*BYOD＝Bring Your Own Device
従業員や学生が自分の持っているパソコンやスマートフォンなどのデバイスを職場や学校に持ち込んで業務や勉強に活用すること。
学生への連絡手段の限界と新たな方法の模索
SMSソリューション導入にあたっての背景や課題を教えてください
大学全体で「学生が大学からのさまざまな連絡を確認してくれない、電話に出ない」という課題があり解決策を模索しておりました。これまでは学生に対して、大学ポータルサイトの掲示板、Eメールやスマホアプリで連絡しても、なかなか確認してもらえませんでした。特に手続き期限が迫っている等緊急性がある事案の場合は学生に対して電話をしますが出てくれず、折り返しの連絡も来ないため重要な連絡事項が伝わらないことが多くありました。そのため、さまざまな部署から「学生に対して有効な通知手段を検討して欲しい」という声が上がっていました。最近はLINE*1やInstagram*2のDM(ダイレクトメッセージ)などのテキストによるコミュニケーションをメインとする学生が多いため、SMSを活用した通知を試したく、サービスを探しておりました。
*1：「LINE」はLINEヤフー株式会社の商標または登録商標です。
*2：「Instagram」はInstagram,LLCの商標または登録商標です。
■ 導入時の課題・要望
・学生が連絡を確認しない
・緊急性のある連絡事項が伝わらない
・効率的な連絡手段が必要
導入内容学生との連絡手段にSMSソリューションを活用
- 学生への連絡手段としてSMSを活用
- 発信番号指定 - 大学の代表番号を発信番号に指定
- CSVでの一括配信
現在のSMSソリューションのご利用用途をおしえてください
学生に対してまずは一度電話をかけ、出なかった学生に対してSMSで「嘉悦大学です。○○の件についてご連絡がございます。▲▲までお電話ください。」または「後日電話します。」のようなメッセージを配信しております。
導入後の効果・成果学生との連絡手段の革新。配信した学生の8～9割からレスポンス
- Eメールでは効果が無かったのに対し、SMSでは8～9割がレスポンス
- 重要な連絡事項の伝達率向上
- 今後は初回からSMS配信をすることを計画。業務効率化・稼働削減の効果が期待できる
※導入時期：2023年7月
SMSソリューションを導入したことによって出た効果や成果について教えてください
電話連絡後、SMSでメッセージを配信することで、学生からの折り返しが増え、後日電話を掛けた際にも応答してくれることも多くなりました。Eメールでは効果が無かったのに対し、SMSでは効果があることに私自身非常に驚きました。他のメールに埋もれて確認しないことが多いEメールと比較し、SMSはスマートフォン画面上部に通知が表示されることが多いため、開封されやすい性質を持っているからだと感じています。
最近ではアプリや会員サービスで二段階認証のSMS通知が多いため、学生世代もSMSに抵抗は無いようでSMSで配信した情報は確認されやすい印象があります。また嘉悦大学の代表番号をSMS発信電話番号指定したり、本文の最初に学籍番号と大学名を入れるなど、学生が安心して情報を受け取れるよう工夫したことで、配信した学生の8～9割から折り返しなどのレスポンスがあります。正直ここまで効果があるとは思っていませんでした（笑）。
現在はまず一度電話をし、出なかった学生に対してSMSを配信するという流れで運用していますが、初めからSMSを配信する運用にすれば、業務効率化や稼働削減の効果が期待できるため、今後検討したいと考えています。
サービス導入の決め手、導入後の感想NTTブランドの信頼性と導入しやすい価格体系が導入の決め手。
送信ダッシュボード操作が分かり易く簡単
数あるSMSサービスからSMSソリューションを導入いただけた理由はございますか
何社かのSMSサービスを比較検討しましたが、SMSソリューションはNTTブランドがついている安心感がございました。また導入しやすい価格体系であったことも大きな理由でした。
SMSソリューションの、この機能が良いというところはありますか
SMSソリューションは送信ダッシュボード操作が分かり易く簡単です。CSVを用いた一括配信もひな型を活用し問題無く運用できております。
今後のSMSソリューションのご活用方法や期待することを教えてください
現在のSMS配信は学生に対してのみですが、職員や教員間でも活用できれば良いと考えています。勤務時間中はメールで十分ですが、勤務時間外で緊急に連絡を取る際にSMSを活用できると考えております。また、大学OBへの連絡手段としてもSMS配信を活用したいと思っております。大学卒業時に登録した電話番号は10年20年経っても変わらないことが多いため、会報の送信や寄付のお願いなどの用途で活用を検討しております。また、アンケート機能を活用して、学生や職員に対し災害時の安否確認にも利用できるのではないかと思っております。
現在はSMSの送信ダッシュボードから配信操作しておりますが、大学で利用しているポータルシステムとAPI連携することで、そちらのシステムからSMS送信ができるようになると便利なので、そういった機能にも今後期待しております。
サービス導入までの流れ
NTTタウンページの専任担当者が導入前から運用開始後まで伴走型でサポートいたします。
ただシステムを導入するだけでなくお客さまの導入目的や予算に合わせて最適な運用方法をご提案させていただきます。
導入に関しての疑問などもお気軽にご相談ください。
料金
料金詳細は担当者からご説明させていただきます。
ご予算に合わせた提案も可能です。
お気軽にお問い合わせください。
配信種別や利用通数に応じて価格が異なります。
詳細はお問い合わせください。
よくあるご質問
SMS決済の仕組みは？
ユーザーにSMSで決済ページのURLを送付し、そのページから支払いをしてもらうのが基本的な仕組みです。
SMSを送信するためには何を準備すればいいですか？
送信する宛先の「携帯電話番号」リストをご用意ください。ＳＭＳ送信する内容に関してはご相談ください。
SMS決済で利用できる決済手段は、クレジットカード決済のみでしょうか？
コンビニ決済、口座振替なども可能です。各サービスの導入費用についてはお問い合わせください。
お客さまの決済手続きが完了したかどうかは確認することはできますか？
はい。SMS送信結果一覧でリアルタイムに確認することができます。