電子メールやビジネスチャットサービスが普及する中でも、各種事情により手紙・はがきを使って連絡を取らざるを得ないケースは未だ数多く存在しています。郵送業務における従業員の負担が馬鹿にならない中小企業や個人事業主などにとって、郵送の業務効率化・コスト削減は重要な課題の一つです。
郵送物の準備・発送作業の手間を省くことは、その時間を他の重要な作業に振り分けることにつながります。この記事では、郵送の業務効率化・コスト削減策について、SMSのメリットに触れつつ解説します。
郵送業務におけるコスト削減と業務効率化の必要性
郵便料金の値上げと郵送コスト削減の必要性
郵送業務には紙の発行、郵送に対して多大なコストが発生します。その背景として、紙の原材料の上昇、物価上昇による値上げや2024年10月より、30年ぶりに郵便料金の値上げが行われることがあります。毎月の請求書の発行・郵送などの定型的業務のことを考えると紙代、郵送代の値上がりは放置できない事柄であり、発行通数が多いほど、郵送コストが課題として顕在化しやすくなるため、月々の郵送コストに負担を感じている企業は多いのではないでしょうか。そのため多くの企業や組織は郵送業務に関するコスト削減を迫られており、ペーパレスの推進、電子請求やオンラインの活用といった郵送業務のデジタルトランスフォーメーション（DX化）に取り組みはじめております。ただ、一部の業務では郵便が不可欠な場合もあり、DX化と郵送のバランスを取ることが課題となっています。
郵送業務の人的コストと業務効率化の必要性
郵送業務はとても稼働と負担がかかる業務です。例えば請求書を郵送するためには、書類を作成して、印刷後に封書で送付する場合は封筒への書類封入作業と封緘作業が発生します。その過程では郵送先として、正確な住所が記載されているか確認する作業から始まり、複数人が時間をかけて手作業で封入・封緘を行っているケースも多々あるため人的リソースを割かれる業務です。従業員にとって負担がかかるため、作業時間や手間を削減するデジタルを活用した業務効率化が強く求められています。デジタルの活用を進めることで、従来の手作業を自動化し、ミスの削減や迅速な対応が可能となります。例えば、請求書の電子化やオンラインフォームの導入により、郵送にかかる時間を業務効率化することで、人的リソースをより価値の高い業務に振り向けることが可能となります。
郵送業務のコスト削減と業務効率化につながるメソッド
郵送代行を利用した業務効率化
郵送業務にどうしても人を割かなければならない状況の中、従業員の負担を軽減したい場合、郵送そのものを外注できる「郵送代行」を利用する方法があります。郵送代行を依頼すると、梱包・宛名入力・保管場所での商品移動・包装資材の準備など、多様な業務を任せることができます。必ずしもコスト削減にはつながりませんが、従業員の業務負担を軽減することで、よりクリエイティブな業務や、売上を伸ばすための業務に人的リソースを転換する業務効率化を推進することができます。
業務効率化によるペーパレスの推進
書類を紙ベースで印刷・発送するのではなく、データとして取り扱う「ペーパーレス」を推進することは、郵送業務のコスト削減策として有効な方法の一つです。ペーパーレス化を推進することで、取引先や顧客と電子メールなどを通じてタイムリーに情報を伝達できるようになります。
また、書類をデータのまま保存しておくこともできるため、保管スペースの準備・キャビネットなどの備品購入といった負担を減らすことでコスト削減にもつながります。
ぺーパーレスを推進するためには、申請書や報告書のデジタル化、承認フローのオンライン化などの業務効率化を支援するデジタルツールを取り入れることでペーパレスが加速します。デジタルツールの導入により業務プロセスを大幅に変更することで、今まで行っていた業務のムダを発見されるケースもありますので、業務効率化にもつながります。
業務効率化につながるデジタルツールの活用
デジタルツールを活用することで、郵送業務のコスト削減、業務効率化を加速させることができます。以下のようなツールを活用すればペーパレスによる紙のコスト削減・郵送コスト削減・業務効率化につながります。
・電子請求書発行システム
ペーパーレス化を推進するにあたって、請求書・支払通知書・納品書・見積書といった帳票を電子作成・送付・保存できる仕組みを持つ、電子請求書発行システムを社内で導入すると、紙のコスト削減、業務効率化することができます。
・SMSサービスを利用する
多くの人が所持している携帯電話に直接データを送れるSMSを活用すれば、SMSを介して各種明細書を表示することができます。SMSを活用することにより、ペーパレス化が実現するだけではなく、郵送コストの削減を達成することができます。
コスト削減と業務効率化を叶える「SMSソリューション」
郵送コストの削減：SMSソリューション
NTTタウンページのSMSソリューションを活用すれば、郵送コスト削減することが可能です。例えば毎月発生する請求書、納付書、簡易書留郵便などの紙を郵送している業務をSMSに置き換えることができます。SMSに置き換えれば紙を使用することがないのでペーパレスが実現でき、郵送の必要もなくなります。値上がりする紙発行コスト・郵送コストとSMS配信料金を天秤にかけても、SMS配信のほうが安価なのでSMSの活用コスト削減に貢献できるでしょう。また、封入・封緘作業は複数人で時間をかけて行っていることに比べ、SMS配信は1人で短時間で配信可能ですので人的リソースを大幅に節約することができます。
業務効率化：SMSソリューション
業務効率化においてもSMSソリューションは活躍します。例えば請求書を郵送する業務をSMSに置き換えた場合、請求管理システムから抽出される請求情報CSVを用いて、一括でSMS配信することが可能です。1件1件紙の請求書を封入・封緘・郵送する必要がなくなりますので、大幅な業務効率化につながります。また紙媒体では、架電でしか確認できなかった郵送物の開封確認は、SMSソリューションの場合、1件1件詳細を管理画面で確認することができます。SMSソリューションでは配信したSMSがURLクリックされたのか、決済機能付きである場合は決済が完了したのかなどを管理画面から確認することができます。そのため、SMSを確認していないステータスのユーザーのみに架電してみたりと、次に取るアクションの判断材料となります。
まとめ
郵送業務で発生する人的コスト・金銭コストは、企業規模が小さいほど、または取引の相手や顧客が多いほど、削減策が強く求められます。また、郵送業務の効率化とコスト削減は、必ずしも同じ方法で実現できるとは限りません。
自社における郵送業務の改善をめざす際は、自社にとって人的コスト・金銭コストのどちらが負担なのかを見極めた上で、適切な対策を講じることが大切です。ビジネス発展を見据えた包括的な解決策を検討されている企業担当者の方は、NTTタウンページのSMSソリューションもぜひご検討ください。
2024年8月執筆