内容証明郵便の出し方

内容証明郵便とは一般書留郵便物の受取人へ送信する文書について、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰にあてて差し出されたかということを、原本の内容を全て写して作った謄本により日本郵便株式会社が証明するサービスです。
ここでは内容証明郵便の出し方についてお話したいと思います。

目次

  1. 内容証明郵便の出し方について
    1. 郵便局へ行く前に準備するもの
    2. 郵便局での内容証明郵便の出し方
  2. 債権譲渡通知等送信サービス

内容証明郵便の出し方について

郵便局へ行く前に準備するもの

①送付する内容文書
まずは、内容証明郵便として送付する文書を準備します。書類の内容に特別な法的効力は発生しませんが、間違いなく文書を相手に差し出したということを証明されるものとなるため、内容証明郵便の書類は慎重に作成しましょう。

②原本とコピー（謄本）
①で作成した文書の原本とコピー（謄本）を２通用意します。原本は受取人へ送付するもの、コピー（謄本）は差出人と郵便局が各1通ずつ保存するものです。謄本が2枚以上にわたる場合は、そのつづり目に契印をします。このときの印章は、封筒に記載された差出人の印章を使用します。また、コピー（謄本）には、郵便物の差出人および受取人の住所氏名を末尾余白に記載します。

③封筒
内容証明文書を差し出すための封筒を用意します。用意する封筒の種類やサイズに制限はありません。書留郵便で利用するような一般的な封筒を使用しましょう。封筒には差出人および受取人の住所氏名を記載します。郵便局へ出しに行く際は封をせずに持っていきましょう。

④内容証明料を含む郵便料金
郵便物の料金と内容証明郵便を送付するための加算料金を用意します。内容証明の加算料金は1枚480円~5枚1640円（２０２４年８月時点）。速達や配達証明などのオプションサービスを利用する場合はそれぞれ加算料金が発生します。内容証明料は郵便局に保存するコピー（謄本）の最終ページ余白へ手続き後の貼り付けとなります。予めご自身で封筒等に切手を張り付けたりせず内容証明料はそのまま郵便局へ持参しましょう。

郵便局での内容証明郵便の出し方

①差出郵便局を確認する
内容証明郵便はすべての郵便局でサービスの取り扱いがあるわけではありません。集配郵便局および支社が指定した郵便局がその対象となります。また集荷も行っておりません。そのため、事前に差出しする予定の郵便局が内容証明郵便のサービスの取扱いがあるか確認してから出しに行きましょう。

②郵便局で内容証明郵便を出す
郵便局の窓口で内容証明郵便のサービスを利用したい旨と必要書類を提出します。差出人は本人ではなく代理人でも問題ありません。郵便局で書類等のチェックを行い受領されると内容証明郵便の差出は完了です。内容証明郵便のサービスだけでは相手が受け取ったことを証明することはできないため、別途「配達証明」を追加料金で付加することで配達証明書の発行が可能です。

③電子内容証明について
郵便局へ赴くことなくインターネットを通じて内容証明郵便を発送できるe内容証明というサービスがあります。wordファイルで作成した内容証明文書を専用のサイト「Webゆうびん」からアップロード、手続きをすることで24時間対応が可能です。

  1. Web郵便の専用Webサイトにアクセス
  2. wordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人やあて先を入力
  3. クレジットカードまたは料金後納で支払い
  4. アップロードされた内容証明文書を郵便局が完全自動化にて印刷、照合、封入封かんし、内容証明郵便として発送
  5. 受取人あてに正本、差出人あてにコピー（謄本）が一般書留で配達

内容文書を作成してコピー（謄本）や封筒を準備する手間や、郵便局へ出向く手間が減るため作業が効率化されとても便利なサービスです。また、あらかじめ複数のe内容証明文書を作成し、差出時に複数まとめて差し出すこと、同一文書を複数の宛先を送付することもできるため、DX化にも繋がります。

ただし、パソコンに不慣れなだとアテンドもないため操作が難しく、慣れ親しんだアナログな方法を選んでしまうという方もいらっしゃるかもしれません。

安心・信頼のNTTグループが運営する債権譲渡通知等送信サービス

NTTタウンページでは経済産業省および法務省から産業競争力強化法に基づく新事業活動計画の認定を受けた事業者によって提供される情報システムを利用したサービスを運営しています。内容証明郵便に関わる書面の発送を「SMSソリューション」の配信に置き換えることで作業をDX化することが可能です。通知内容、SMSの送信・到達日時、URLのアクセス日時などの通知記録をサーバーに5年間保存可能で、お申し出に基づき通知記録の証明書を発行することができます。

また、NTTタウンページの専任担当者がサービス環境の準備から手続きまでサポートするため本運用開始前後も安心してご利用いただけます。

内容証明郵便の出し方についてお困りの方も、ぜひこの機会に「SMSソリューション」を利用して業務の効率化、DX化を検討されてはいかがでしょうか。

2024年8月執筆